采购管理核心流程

采购核心流程

包括采购请购,采购订单,采购接收。

而实际上企业的采购业务涉及到更多的流程,包括物料,供应商的认证和维护,采购寻源,招投标等一系列流程。



对于采购需要用到得供应商信息维护,物料信息的维护在前面已经有说明。物料和供应商是采购管理的基础数据,在物料和供应商都维护后,还可以进一步维护供应 商和物料的对应关系信息,在ERP里面叫供应来源维护。

供应来源维护包括物料批准的供应商列表,批准供应商列表会讲物料,供应商,供应商发运组织和地点等 建立对应关系。

一个物料可以有多个合格供应商,那么可以进一步维护每个供应商的供货比例信息。那么在定义了供应来源规则和每个供应商的供货比例后,可以根据事先定义的百 分比把计划订单采购分到不同供应商。这种场景一般在更加采购申请或MRP计划需求信息,自动生成采购订单的时候使用。从一个长周期时间段来看,每个供应商 的供货量应该符合供货比例分配设置。

采购请购流程

采购请购单和采购订单
1.制作主体:请购单各个业务需求部门都可以提交,采购订单只有采购部门能够制作。
2.单据内容:请购部门只关心请购物料和交期,一般不指定具体的供应商和价格,供应商和价格是采购的事。
3.对应关系:请购一般根据项目需求,可能需要从多个供应商采购,一张请购单可对应到多种采购订单。
4.基础数据:请购的物料和供应商都可能是新的,也可能是已有的,根据请购内容涉及到不同采购实施策略。

请购单核心对象表
1.请购单头:po.po_requisition_headers_all
2.请购单明细:po.po_requisition_lines_all
3.请购单分配:po.po_req_distributions_all

请购单头没有太多重要信息,主要是请购单号,请购单类型,包括请购人,主要请购人和hr_employees表的员工进行关联。

请购单明细则需要给出请购 物料和版本,物料说明,请购的数量,需求日期,目标类型和组织,交货地点,建议的供应商等信息。请购单明细需要和物料表进行关联。请购单分配主要是拆分到 具体的账户,还需要进一步了解。

采购请购完成后,对应到具体的采购实施策略,包括是公开招投标,邀标,独家指定等各种采购实施策略。在OracleERP系统里面采购请购完成后对应到询 价,供应商报价,报价后洽谈最终确定供应商和物料。在进行正式采购前必须有在一系列线下流程完成供应商和物料基础数据的录入。

采购订单核心表
采购订单头:po.po_headers_all
采购订单明细:po.po_lines_all
采购订单发运行:po.po_line_locations_all
采购订单分配行:po_distributions_all

采购订单头主要包括采购订单号,采购类型,供应商,地点,采购员,订单描述等基础信息。

将采购订单行拆分,在行拆分上可以确定具体向供应商采购的物料,物 料的数量,单价,币种,汇率,交期等一系列信息。

采购订单发运行拆分核心目的是同一张采购订单的同一种物料存在多个交货地点,不同交货地点在不同的日期交 付的数量。

(发运不同的收货地点或同一收货地点但两个不同的发货时间)

而采购订单分配行是到不同项目的进一步拆分,使采购的实际物料信息和项目需求挂接上。
(对应两个不同的费用科目,或费用需由两个不同部门分别承担)

在采购订单发运行维护的时候,还需要维护后续发票匹配方式和规则,具体包括两单匹配,三单匹配等。

通常的三单匹配则是采购订单,应付发票和采购接收的匹配。如果接收后不直接入库还需要送检,则可能涉及到四单匹配。

标准采购订单和一揽子采购协议
采购管理系统提供以下四种采购订单类型,常用的订单类型是标准采购订单与一揽子采购协议
1. 标准采购订单:在创建采购订单时要求明确具体的物料或服务的详细资料(如价格、数量、交货日期和会计分配)用于进行一次性采购的订单类型。

2. 计划采购订单:是一种长期协议,必须指定一个暂定交货计划以及要采购货物或服务的所有详细资料,根据需求进行发放计划采购订单以实际订购货物。

3. 一揽子采购协议:是一种长期采购协议,已知这些物料或服务的详细资料但尚未明确具体的交货计划,在实际采购物料之前,用一揽子采购协议价格来指定物料的采 购价格。

4. 合同采购协议:与供应商就特定条款和条件达成一致但暂不指明要采购的物料和服务。在以后发放标准采购订单时再引用此合同。

一揽子采购协议有时候也叫框架协议,框架协议重点是仅确定物料和招标洽谈后的单价,而实际的交货计划则再后续确定,如果对应VMI供方库管理模式,可能方 式还可能是已经建立了一揽子采购协议,并对物料建立了相应的供应商列表。对代管的物料进行补货,根据补货通知,在ERP系统建立标准的采购订单。

采购订单订单相关控制规则(待细化)
删除未批准单据或添加给先前已批单据的未批准行、发运和分配 通过完全或部分取消单据,终止与供应商的现有购货承约 通过最终关闭已完成的订单,指明不能或不允许对已完成的订单执行其它内部活动 冻结或撤消冻结单据,以控制是否允许修改单据 暂挂单据,以防止打印、接收、开票和审批单据,直至解除暂挂 固定采购订单,以防止 MRP在按固定日期创建的时间栏内建议重新计划提前、取消或新建计划采购订单 控制采购管理系统如何自动关闭单据以进行接收和开票活动

采购订单状态

在采购订单控制中,具体涉及到取消,最终关闭,冻结,取消冻结,固定,暂挂,接收以关闭,开票以关闭,关闭,删除各种采购订单状态。具体如下:
删除

对于未提交审批的单据,可以以在单据创建窗口直接删除整个单 据、单据行、发运。对于已提交审批的单据,可以删除其中后来添加的未批准的行、发运和分配。删除后,订单所关联的申请会自动返回申请集,可以使用"自动创 建单据"窗口,把这些未执行的申请重新分配给其它采购订单或发放。删除操作执行后,单据数据直接从系统中删除,无法再从相应界面与数据表中杳到。

取消

单据创建人可以通过完全或部分取消单据头、行、发运、分配,来 终止或部分终止与供应商的现有合约关系。如果取消了采购订单实体,则不能接收或支付被取消的物料和服务,但可以支付取消前已接收的订单。另外,不能修改被 取消的实体或其组件。如果某申请行已有关联的采购订单,则此行不能被取消。取消操作属不可撤消的操作,只有确保所有需要的活动均完成之后,才可以取消单据 或其组件。单据被取消后,在单据汇总界面仍然显示相应数据,但单据不可访问。通过系统设置,采购员可以在取消订单的同时,选择是否同时取消采购申请,否 则,申请会自动返回申请集。

例如:与某供应商订购了某物料A与B,随后因设计变更,不再需要物料B,这时可取消包含物料B的订单行。如果物料A订购数量为30件,而生产只需要0件,在接收0件并完成后续事务处理后,可以取消订单行,则剩下的0件就会取消,而已接收的0件仍然有效。

最终关闭

可以以通过最终关闭已完成的单据、行和发运,防止对单据的 修改或执行活动。单据最终关闭后,无法在相应的录入表单窗口访问该单据,也不能对最终关闭的实体执行以下活动:接收、转移、检验、交货、更正接收数量、开 票、向供应商退货或退回至接收。可以审批包括最终关闭实体的单据,但不能审批在题头层最终关闭的单据。可以打印最终关闭的单据。单据关闭后,与订单关联的 申请不会自动返回申请集。单据最终关闭是Orace Purchasing系统的内部控制活动,不会影响与供应商的合同关系,即与供应商的合同关系依然有效。
最终关闭是不可撤消的活动,只有在确保所有需要的活动均已完成时,才能最终关闭单据或其组件,一般不建议执行此活动。

暂挂与发放暂挂

只有状态为"处理中"的单据可执行暂挂,单据暂挂可以在撤消审批单据的同时防止打印、接收、开票和进一步审批,直至解除暂挂。

例如:在采购订单提交审批后,发现合同条款存在一定问题,在同供应商协商期间,可以先"暂挂"单据,直至问题解决后再执行"发放暂挂"。

冻结和未冻结

如果要防止再对采购订单进行任何修改或其它活动,可以 冻结采购订单,冻结操作只能在题头和发放层执行。在冻结采购订单后,仍可以接收和支付已订购的货物。如果要防止接收或将发票与此采购订单匹配,则应取消或 最终关闭采购订单。冻结操作属可逆操作,在控制单据界面执行"未冻结",可以撤消冻结单据。冻结订单不能在录入表单中被访问。

关闭、接收关闭、发票关闭

Oracle Purchasing可以根据系统中"采购选项"窗口中指定的控制选项(接收关闭允差、接收关闭点和开票结算允差),自动关闭接收及开票。一旦关闭指定行 的所有发运,Oracle Purchasing将自动关闭该行;一旦关闭指定题头的所有行,Orace Purchasing将自动关闭单据。除系统的自动关闭外,还可以在单据控制界面手工将接收关闭或发票关闭,以控制在某期间内的订单接收及开票。

例如:系 统设置关闭允差为95%,如果订购了某物料00件,已接收了96件,则系统自动关闭此行的接收。如果供应商一批送来94件,采购员认为剩余的6件可以不再 需要,可以人工在单据控制界面关闭接收,则此行不可再接收。进行"关闭"后,在单据控制界面可重新"打开"单据。

时间: 12-16

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